Digitalisierung von Prozessen

Effizienz ist der Schlüssel

Was bedeutet es, Prozesse zu digitalisieren?

Eine Prozessdigitalisierung bedeutet den Einsatz digitaler Technologien, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren, die bisher vollständig oder hauptsächlich manuell umgesetzt wurden. Diese digitale Transformation bringt messbare Vorteile für Ihr Unternehmen. Die Effizienz wird gesteigert und Daten und Informationen in Echtzeit bereitgestellt. Das senkt langfristig Kosten, steigert die Produktivität und schafft dadurch mehr Zeit für andere, wichtige Tätigkeiten.

Warum ist es wichtig, Prozesse zu digitalisieren?

Damit Ihr Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleibt und wirtschaftlich agieren kann, ist eine Digitalisierung unbedingt erforderlich. Sie bietet folgende Vorteile:

  • Mehr Effizienz und Qualität
    Durch Automatisierung bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, da viele sich wiederholende und zeitintensive Aufgaben wegfallen. Beispiel: Analoge Dokumente können nun digital abgerufen, durchsucht und bearbeitet werden.
  • Gesteigerte Qualität
    Schnellere Prozesse entstehen, die weniger fehleranfällig sind.
  • Reduzierte Kosten und gesteigerte Produktivität
    Durch neue, digitale Workflows können Sie Kosten sparen und höhere Margen erzielen.
  • Bessere Datenanalyse und Entscheidungsfindung
    Digitale Werkzeuge ermöglichen die Sammlung und Analyse von Echtzeitdaten, wodurch Sie fundiertere Entscheidungen treffen können. 
  • Arbeitserleichterung
    Von einer Digitalisierung profitieren auch Ihre Beschäftigten. Digitale Hilfsmittel erleichtern Arbeiten, die vorher manuell erledigt werden mussten. Das macht Ihr Unternehmen für potenzielle Mitarbeiter*innen attraktiver.

Was sind die Grenzen der Prozessdigitalisierung? 

Die Prozessdigitalisierung bietet viele Vorteile und Chancen, doch es gibt auch Herausforderungen:

  • Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit: Das Potenzial neuer Tools und Prozesse entfaltet sich nur in der täglichen Anwendung. Es ist deshalb notwendig, dass die Anwender*innen offen für die neuen digitalen Abläufe sind. Ist das nicht der Fall, verfehlen die Maßnahmen ihre Wirkung.
  • Besondere Sicherheitsanforderungen: Beim Austausch sensibler Daten sind hohe Sicherheitsstandards unabdingbar. Andernfalls setzen Sie Ihr Unternehmen einem Sicherheitsrisiko aus.
  • Unverzichtbarkeit menschlichen Eingreifens: In bestimmten Branchen ist eine persönliche Kundenbetreuung essenziell für die Kund*innenzufriedenheit und -bindung. Eine vollständige Digitalisierung des Kundenservice könnte hier langfristig zu einem Verlust an Vertrauen führen.
  • Qualitätssicherung: In bestimmten Bereichen wie der Produktion sind menschliche Fähigkeiten unersetzlich. Bei Qualitätskontrollen könnte eine rein digitale Erfassung bestimmte Fehler beispielsweise nicht erfassen. Um hohe Qualitätsstandards zu wahren, sollte ein ganzheitliches Kontrollsystem geschaffen werden, was Menschen miteinbezieht.

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5 Schritte zur Prozessdigitalisierung 

  • Analyse bestehender Prozesse und Identifizierung von Digitalisierungspotenzialen
    Im ersten Schritt werden aktuelle analoge Abläufe untersucht und Bereiche identifiziert, die durch Digitalisierung vereinfacht werden können.
  • Auswahl digitaler Lösungen
    Wir analysieren potenzielle Lösungen, mit denen Sie Ihre Ziele in Sachen Digitalisierung bestmöglich umsetzen können.
  • Design und Implementierung der Tools
    Wir binden das neue System nahtlos in bestehende Landschaften ein, z. B. durch Single-Sign-Ons und Schnittstellen, mit denen ohne manuellen Aufwand Daten zwischen den Systemen ausgetauscht werden können. Wir integrieren Bestandsdaten aus diversen Formaten (z. B. Datenbanken, Office-Dokumenten, Bilddateien etc.) in die neuen digitalen Tools. Wir setzen Data Engineering ein, um Daten einmalig oder fortlaufend zu bereinigen, z. B. Duplikate zu erkennen und ggf. automatisiert aufzulösen.
  • Schulung der Mitarbeiter*innen
    Wir machen Ihr Team mit den neuen Technologien vertraut und schaffen gemeinsam neue, effektive Workflows.
  • Kontinuierliches Monitoring und Optimierung
    Die neuen Lösungen werden regelmäßig überwacht und optimiert. So können Sie sicherstellen, dass alles reibungslos funktioniert und sich flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst.

Mittel zur Digitalisierung von Prozessen

Wir nutzen digitale Werkzeuge und Plattformen, einschließlich ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), CRM-Systeme (Customer Relationship Management), künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, und Robotic Process Automation (RPA). Wir beraten Sie gerne zu möglichen Tools und Technologien für die digitale Transformation Ihrer Geschäftsprozesse. 

 

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