Im nächsten Schritt ging es an die Auswahl der passenden digitalen Lösung für das Projekt. Hierfür nutzten wir die agile SCRUM-Methodik. Mittels eines Design-Sprints definierten wir das Minimum Viable Product, das sich in Arbeitspaketen (EPICs) abbilden ließ. Für jedes EPIC entstanden eine Reihe von User Stories, die im Rahmen des Requirement Engeneerings in kleine, gut umsetzbare Teilarbeitspakete übersetzt wurden. So entstand ein Product Backlog, das anschließend im Rahmen von Entwicklungssprints realisiert wurde.
Der Weg zum digitalen Prozess
Um die Funktionalitäten für die dena zu visualisieren wurden basierend auf SCRUM im laufenden Prozess Designs erstellt. Innerhalb von zwei Wochen und mehr als 30 Entwicklungssprints sowie Design-Sprints entschieden wir uns für den Aufsatz des VOK-Tools. Dieses läuft über die in der Open-Source-CRM-Software OroCRM. Das Tool beinhaltet folgende Features in den Bereichen:
- Administration: Die dena kann bei Bedarf an der Software selbst Änderungen vornehmen und Kennzahlen anpassen oder erweitern.
- Routenplanung: Über eine Schnittstelle wurde eine Software angebunden, die die Routen für die Fördermittelprüfer*innen nun automatisch plant. Das erleichtert dem Berliner Team der dena viel manuelle Arbeit.
- Terminplanung: Datumsvorschläge zur Durchführung der Vor-Ort-Kontrollen können nun automatisch eingeholt werden.
- Dokumentation: Der gesamte Prüfprozesses wird nun an einem digitalen Ort administriert und dokumentiert. Kontroll-Fragebögen lassen sich automatisiert einlesen und die Daten digital im CRM abrufen.
- Benutzerfreundlichkeit: Da im gesamten Entwicklungsprozess von Beginn an UX-Aspekte mitgedacht wurden, ist die Software übersichtlich und benutzerfreundlich.
- Kommunikation: Mit der neuen Software gibt es nun die Möglichkeit, automatisierter Informationen per E-Mail an verschiedene Prozessbeteiligte zu versenden. Von dena-Beschäftigten, zu Fachprüfer*innen bis hin zu Stakeholder*innen.
